Membangun Tim Bisnis

Team Building Untuk Lolos Zona UMKM.

(Dari Omzet 0 sampai minimal 400 jt/bulan).

Yang bikin banyak UKM sulit take off salah satunya karena ga bangun tim. Penyebabnya banyak.

Bisa dari belief system. Meyakini bahwa lebih enak, cepat, dan murah kalo dikerjain sendiri. Jadinya males ngrekrut. Atau, saat diminta hire orang yang lebih pinter, mereka takut ditipu.

Tapi seringnya, kegagalan bangun tim ini ada di level capabilities. Kemampuan. Jadi kebanyakan emang udah ada niat untuk hijrah dari SUPERMAN ke SUPERTEAM. Tapi karena ga ngerti caranya, malah jadi SUPERMI kremes… Remuk ra karu-karuan...!

Karena Ndak ngerti caranya. Ndak punya skill-nya. Ndak tahu step by step nya. Sehingga yang terjadi…

Nambah orang malah nambah beban. Bukan nambah tenaga.

Bikin tim biar mereka bantuin mikir bisnis kita, malah kita yang jadi capek mikirin mereka (yang ga mikirin perusahaan)

Dan ………… (silakan isi sendiri dengan curhatanmu)........

Jadi, gimana caranya?

1) Tentukan Standart

Kenapa sering ngerasa kerjaan melambat kalo didelegasikan? Salah satunya karena kita sendiri ga nge-set standar yang kita inginkan. Jadi, kalo ada yang ga perform, jangan buru-buru dipecat. Bisa jadi kitanya yang ga bisa mimpin. Terus, standar apa aja nih yang perlu kita tentuin?

-- ) Standar karakter / culture perusahaan

Mungkin pernah ngalami. Kok saya ga nyaman ya sama tim saya? Mungkin karena anda ga punya standar / basic rule karakter tim. Panjang kalo dijelasin. Saya kasih contoh aja. Basic rule yang powerul. Bikin perusahaan Anda punya culture yang ngedukung untuk scale up. Langsung klik http://bit.ly/ContohBasicRules Download aja. Dan sesuaikan dengan culture yang ingin Anda bangun.

--) Standar skill masing-masing divisi

Bayangin lomba lari estafet. Biar menang, pelari berikutnya harus lebih kenceng dari sebelumnya. Minimal sama. Kalo CS lama bisa deal 10 pcs/day, CS baru harus di atasnya. Jangan sampe turun. Biar ga turun, perlu ada “SOP peningkat omzet”. Cara bikinnya?

Breakdown keberhasilan the Best CS kita saat ini. Kok bisa deal 10 pcs/day? Apa aja yang dilakuin? Chat ke berapa orang? Nelpon berapa customer? Dateng jam berapa? Minta dia sharing ke temen-temennya.

Sebelum ngundang trainer CSing atau kirim dia ke workshop mahal, mending the best CS Anda ngisi training internal dulu. Kalo mentok, baru deh kirim buat upgrade ilmu.

Terapin juga ke operation dan finance. Kok bisa packingnya cuma 30 detik? Kok bisa keuangannya rapi? Resep sukses tim Anda ini jadiin SOP.

Kalo belum punya tim? Ya breakdown aja apa yang Anda lakuin selama ini. Mungkin yang Anda lakukan belum yang terbaik. Tapi minimal, kualitasnya ga turun. Begitu nanti dapet ilmu lebih canggih, update lagi SOP nya.

Lanjut yaa

2. Tentukan Komposisi Tim, dan Buka Lowongan

Untuk scale up, kita butuh hire marketing dulu. Kalo udah muntah-muntah leads dan conversionnya, baru operation. Lalu finance. Terus HR. Lalu terakhir Chief Technology. Siapa aja yang perlu di-hire?

Tergantung channel marketing kita. Kalo offline, ya marketer and sales offline. Kalo online, ya standar. Copywriter, Desainer dan editor (Tim konten), dan advertiser.

Di mana nyarinya?

1) Jobs DB dan Jobstreet. 

Untuk scale up tahap 1, kita lebih banyak perlu fresh graduate. Di platform ini kita bisa dapet banyak. Tinggal cara kita buka lowongan yang diperhatikan. Biar yang masuk, sesuai kualifikasi. Caranya? Sabar.. .Bentar lagi saya bahas.

2. Info Lowker kota. Baik IG, Grup FB, 

Ada yang gratis, ada yg berbayar. Sebelum pasang iklan, kepoin dulu akun nya. Rame ga. Terus, gimana iklan-iklan lowker lain? Iklan Anda perlu stand out from the crowd untuk attract the best-right talent.

3. WA grup profesi. 

Waktu nyari HRD Assistant, saya sama sekali ndak post di FB saya. Kenapa? Karena FB saya bukan kolam yang tepat. Waktu itu langsung dapet 500+ pelamar di hari pertama justru krn iklan lowker saya viral di WA group HRD. Udah dapet banyak, qualified pula... (dan GRATIS)

4. Fb Ads.

Jago pasang iklan buat produk kan? Pasang iklan juga dong buat hire team

5. Career page di Fanspage

Di FP, kita bisa bikin tab career lho. Baru tahu?

6. Career page di web perusahaan. 

Udah jelas lah ya …

Sekedar catatan, inilah perilaku job seeker jaman sekarang.

Begitu dapet info lowker, dia akan cari nama perusahaan. Lalu googling nama perusahaan itu. Cek review nya.

Baik review di google maps maupun kaskus dan web lain. Juga akan ngepoin akun sosmed nya. Jadi, pastiin IG dan web kita menarique… GImana bikin sosmed dan web kita menarique bagi best talent?

Saya cerita dikit ya…

Suatu siang, saya sudah tidak tahan lagi. Dan akhirnya saya curhat ke guru saya. “Saya mentok!”

Sudah sebulan penuh saya berusaha mendatangkan talent. Tapi hasilnya belum sesuai dengan yang saya inginkan. Saya belum dapat 1 orang pun.

“Oo.. Ya wajar lah,” kata partner saya. “Kita belum se-terkenal perusahaan lain. Gaji yang kita tawarin standar-standar aja. Bangunan kantor juga biasa-biasa aja. Jelek malah,” Dia mulai nyerocos.

Saya senang, kalau dia mulai begini. Biasanya sebentar lagi ada sesuatu yang “gold” akan keluar.

“Kita gak bisa ngalahin mereka dengan cara main mereka. Sampai kiamat juga gak bakal bisa,” kata dia.

“Gak usah tampil sok korporat. Karena kita bukan korporat. Jadi diri sendiri aja. Just try to be You. being us. being human..”

Kata-kata nya menampar kesadaran saya. “Bener juga,” saya bilang dalam hati. Being human. Menjadi manusia.

Dari situ, sejak momen itu, saya berusaha lebih jujur. Lebih jadi manusia. Selain content-content standar seperti syarat umur, posisi yang dilamar, dll, kami selalu tambahkan setidaknya SATU paragraf di bagian lowongan. Satu paragraf dimana kami bicara kepada kandidat, sebagai manusia. (Saya masukkan ini ke bagian “magnet”)

Kalau sudah lancar bikin halaman web sederhana, tambahkan halaman karir di website Anda. Atau bikin pdf yang bisa di download tentang kita. Disana kita bisa bercerita lebih banyak. Terutama tentang budaya kita. Kasih link nya di iklan lowongan kita.

Semakin spesifik dan jujur kita cerita, semakin kita bisa mendapatkan kandidat yang persis keinginan kita.

Tidak usah cerita terlalu tinggi, cerita pakai hati saja. Tentang kita. Bicara sebagai manusia, kepada manusia yang sama-sama ingin berkarya dengan hati nyaman.

Contoh?

https://career.idphotobook.com/

scroll dulu sampe bawah. Lalu balik ke atas. Cari tombol “lihat keasikannya”. Klik aja. Nanti akan download life at Id Photobook. Di situ kita cerita dengan hati. Kita ini siapa. Mau ke mana.. Dan kenapa kita butuh kamu… iya, kamu :)

Saya membagi Ada 2 Elemen untuk bisa attract talent.

MAGNET dan ESSENTIALS

MAGNET PERTAMA: CULTURE DAN WORK ENVIRONMENT

Budaya kerja dan lingkungan kerja. Tiap perusahaan pasti punya culture yang unik. Ini bisa kita angkat di iklan dan website lowongan. Berapa biaya menyediakan culture? GRATIS.

Misalnya satu hal sederhana saja. Let's say, kita punya budaya apresiasi. Coba lah share di lowongannya. Anda jelaskan satu paragraf seperti ini:

"Kami disini punya budaya untuk saling mengapresiasi keberhasilan orang lain. Budaya ikut senang ketika ada orang lain yang senang, dan ikut sedih ketika ada orang lain yang sedih.

Bagaimana rasanya ketika kerja keras mu selalu di apresiasi oleh perusahaan dan teman-teman di sekitarmu?

Budaya apresiasi menjadi sumber energi yang terus mencerahkan hari-hari kami :)

Gabung sama kami yuk.."

Atau misalnya, Anda punya budaya data oriented. Bisa Anda jelaskan:

"Kami punya budaya based on data. Senang rasanya, saat Ide kita tidak dimatikan dan diremehkan oleh bos yang otoriter.

Siapapun boleh memberikan ide. Sepanjang kita punya data dan argumen yang jelas, pasti akan diapresiasi dan digunakan oleh perusahaan. Entah kamu anak baru ataupun senior.

Mari, bergabung dengan perusahaan kami :)"

Atau misal punya budaya ceria:

"Disini kita punya budaya good vibes, dimana suasana kantor dan suasana hati setiap orang dikondisikan untuk membahagiakan. Karena bahagia itu menular :)

Sikasik kan?"

Menceritakan budaya, GRATIS. Tapi jarang yang melakukan ini. Bahkan ketika budaya Anda konservatif pun, bisa diceritakan. Misalnya, bahwa di tempat kerja Anda, orang bisa sholat tepat waktu tanpa dimarahi karena meninggalkan pekerjaan sejenak untuk ibadah.

MAGNET KEDUA: PEOPLE

Pajang foto, dan background beberapa tim kita. Biar pelamar yang masih asing sama kita, bisa ngebayangin.. “Oh, nanti temen kerja ku kayak gini.” Mulai dari ekpresi muka, skill set, dan hal yang diceritakan, silakan diatur agar ketemu talent yang sesuai. Mau rekrut yang ceria, ya pajang tim yang ceria. Mau rekrut yang data oriented, ya pajang yang cerita yang sesuai.

MAGNET KETIGA:

Pertumbuhan Perusahaan dan Perkembangan Industri

MAGNET KEEMPAT: OFFICE

Sebenarnya ini penting nggak penting. Tapi generasi Z dan generasi Y (millenials) kadang melihat hal ini.

Kantor ini nggak harus gimana-gimana, tapi misal let's say kantor kita ada di daerah pinggiran-pinggiran, kita bisa bilang 'kerja dengan fresh di kantor yang dari jendela bisa kelihatan sawah'.

Atau bisa bilang 'bikin coding buat aplikasi di depan kolam ikan koi'. Atau ada meja pingpongnya, atau kantor Instagrammable.

Bisa juga ketika kita kantornya masih rumahan bisa kita angkat story nya. 'kerja di kantor kami yang sederhana dengan suasana yang casual dan seperti kerja di rumah'.

Kalau tim kita belum banyak dan ingin kelihatan keren, sekarang banyak banget bermunculan co-working space yang kita bisa sewa 1 ruangan, dan biaya sewanya masih reasonable, 4-5 juta sebulan.

Tapi di tempat tersebut, kita bisa pakai banyak shared facility seperti pantry yang gaul, bisa dipakai bareng-bareng. Ada juga meeting room, dan lain lain yang bermartabat.

Ini bisa jadi alternatif kalau kita ngejar keren tanpa keluar biaya besar untuk membangun kantor sendiri.

MAGNET KELIMA : Fasilitas-fasilitas tambahan yang nice to have, nice to offer.

Contohnya:

‌Free snack

‌Free coffee

‌Dress code casual

‌Ada event-event yang fun

Pengajian

‌Sebulan sekali kita ada nonton bareng

‌Ada lomba 17 Agustusan

‌Ada pemandangan bagus dari jendela

‌Setahun sekali bisa libur 2 minggu,

dll. dsb.

Hal-hal sederhana seperti ini menjadi something nice to offer. Karena zaman sekarang, orang ingin kerja di tempat yang fun. Sesuatu yang bisa mereka share dan mereka ceritakan ke orang lain, dan itu beda dari tempat lain.

MAGNET KEENAM: Liputan Media

Ini juga nilai tambah. Seandainya punya, liputan media tentang perusahaan di halaman lowongan akan meningkatkan kepercayaan pada produk Anda.

Kandidat jadi lebih convinced untuk gabung dengan kita.

Contoh : CoverSuper.com dan covesuper.com/karir (tapi yg ini lagi di take down untuk di-refine karena cover super memasuki tahap baru…)

SESI INTERVIEW

QUESTIONS FOR SKILLS

Nah ini sebenarnya standar banget.

Kami biasa mengkombinasikan pertanyaan standar, dengan Teknik STAR (Situation, Task, Action, Result). Mungkin sebagian dari Ada sudah familiar dengan ini.

Intinya, ketika menanyakan prestasi seseorang di pekerjaan sebelumnya, atau kalau dia fresh graduate prestasi di organisasi atau kepanitiaan, tanyakan dengan detail konteksnya.

Misalnya seperti ini.

Untuk menempati posisi A, skill apa saja yang dia punya, yang bisa dia bawa ke perusahaan.

Prestasi-prestasi dia yang berhubungan dan relevan dengan posisinya tersebut?

STAR itu SITUATION, TASK, ACTION, RESULT...

Situation: Boleh diceritakan konteks situasinya seperti apa, ketika hal tersebut terjadi? 

Task: Tugas Anda pada saat itu sebagai apa? Apa tanggung jawab Anda pada situasi tersebut? 

Action: Jelaskan langkah-langkah yang Anda ambil pada saat itu, untuk mencapai target/menyelesaikan masalah Anda.

Result: Ceritakan bagaimana hasil dari tindakan-tindakan tersebut..

STAR ini membantu kita untuk mengetahui kalau-kalau dia cuma numpang nama aja, dari prestaasi tim. Misal, dia anak BEM. Dia ketua nya, tapi peran-peran nya apa? Jangan-jangna BEM nya maju karena tim dia yang lain.

Standarnya yang lain, biasanya adalah dites langsung. Contohnya kita hire orang untuk jualan, simply suruh jualan saja. Misalnya kita punya produk, punya barang. Tes dia dalam 24 jam, kira-kira dia bisa jual berapa barang. Itu cara yang sangat sederhana.

Ketika misal tugas dia promosi, ya berikan dia tes langsung untuk promosiin, bisa jual berapa barang. Jadi karena 80% posisi yang dicari di scale up pertama ini adalah marketing, ya untuk tahu skill dia atau potensi skill dia ya di tes saja langsung. Kalau misalnya dalam hal ini ya suruh jualan.

Kalau dia bisa ngejual berarti dia salah satu kandidat yang baik. Kalau misal dia malu ngejual, atau dia nggak berhasil ngejual, itu ya berarti dia bukan orang yang ideal secara skill, seperti itu.

Cek juga CARA dia jualan. Kalo laku 10 pcs tapi karena jualan ke TEMEN SENDIRI.... ya itu cupu namanya.

GIMANA NGECEK KARAKTER?

Panjang. Bahas lain waktu aja. Kali ini, saya share fondasinya aja….

Anda yang bisa menilai tentang KARAKTER BAIK ini seperti apa, dan itu tergantung nilai-nilai perusahaan Anda. Tidak ada BENAR dan SALAH disini. Yang ada hanya konsekuensi dari pilihan-pilihan kita.

---

Saya mau cerita tentang karakter yang berhubungan dengan bidang kerja seseorang.

Dulu kalau ada tim yang bagus, misal, “Si Budi bagus banget loh.” Saya akan utilize dia untuk banyak hal. Diminta jadi keuangan juga, jadi asisten, jadi bagian operasional, jadi sales, dll.

Dan hasilnya berantakan. Saya jadi mikir, ternyata dia gak sebagus yang saya kira.

Pernah juga saya punya asisten pribadi, kerjanya bikin salah terus. Blunder nya banyak banget. Saya emosi, pengen saya pecat pokoknya. Dan akhirnya saya cut. Astaghfirullah.. huhuhu.

Tapi suatu hari ada yang karakternya persis banget anak ini, dan performanya bagus banget.

Saya mulai berpikir, mengenai sifat-sifat manusia ini. Tidak ada sifat karakter dasar manusia yang 100% jelek. Semua ada bagusnya di tempat masing-masing. Bahkan orang yang keras dan pemarah pun ada bagusnya dan ada manfaatnya untuk perusahaan. Tinggal posisi nya dimana, iya kan? Kalau customer service, ya bubar.

Orang yang banyak omong, bagus apa jelek? Kalau untuk sales, ya bagus. Orang yang pendiem bagus apa jelek? Kalau untuk bagian keuangan, operasional, biasanya bagus.

Pernahkah Anda merasa mengerjakan sesuatu, effortless banget? Buat orang yang senang ngomong, bicara itu effortless banget. Kayak gak pakai usaha apa-apa. Tapi buat orang introvert, mungkin dia menghabiskan energi yang besar sekali.

Saya merasa ada perubahan yang besar sekali dalam performa tim saya, ketika saya benar-benar menempatkan orang sesuai karakternya. Mereka jadi natural sekali mengerjakan pekerjaan nya. Tidak stres. Mereka menari. Mereka having a good time.

Untuk scale up, ini membantu sekali.

by mas bondan santria